Secrétaire de direction

Job description

Description détaillée des tâches du poste (à titre indicatif) Sous la direction du supérieur immédiat, cette personne exécute différents travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique à la mission du service. Elle assure la bonne marche du service en l’absence de son supérieur immédiat. Participe aux différentes opérations reliées à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles. À cette fin, fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes ressources et complète les formulaires administratifs requis. Assure le suivi des activités des différents comités internes et externes, achemine la documentation requise. Veille au respect des échéanciers et des directives à ce sujet. Tient l’agenda de son supérieur et prend les dispositions s’y rattachant; filtre les communications téléphoniques et donne des renseignements d’ordre courant. Donne des renseignements relatifs à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son service et règle certains problèmes relevant de sa compétence. Accueille les visiteurs, détermine le but de leur visite et les dirige vers les personnes appropriées. Ouvre et distribue le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonne la circulation des renseignements à l’interne et avec d’autres services et organismes. Suggère des modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités. Effectue le suivi des décisions prises par son supérieur et prend les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation. Assiste son supérieur dans le contrôle budgétaire. Enregistre les dépenses effectuées et fait, sur demande, un rapport des états de compte. Vérifie les demandes de remboursement en fonction des normes institutionnelles. Organise des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que formations, conférences. Rédige les procès-verbaux et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence. Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d'archivage. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion. Prend des notes, effectue la mise en page des documents et en vérifie l'orthographe et la grammaire. Signe certains documents. Gère et établit les priorités en fonction des besoins du service. Effectue le traitement des demandes de personnel. Utilise divers appareils tels que système informatisé de traitement de l'information, calculatrice, photocopieur, télécopieur, etc. Utilise les logiciels en usage. Tient à jour les applications informatisées et participe à leur développement afin d'améliorer l'efficacité des opérations. Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur, lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste.


EXIGENCES:
Scolarité: diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente

Expérience: deux années d’expérience pertinente

Autres: connaissance reliées à la bureautique*

Cette exigence ne peut servir de critère d'élimination de candidatures de salariés permanents.



TRAITEMENT:


Groupe - bureau: classe 4

Horaire: du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 17 h 35 heures/semaine


Salaire: de 25,09 $/heure à 31,36 $/heure




Toute candidature sera traitée confidentiellement.

Veuillez faire parvenir votre candidature avant 17 h, le 15 avril 2021. Seules les candidatures soumises sur le site des offres d'emploi de l'UQTR seront considérées.

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